Posiblemente una de las frases que más escucho es ¡No me alcanza el tiempo!
Cuando yo tomé la decisión de emprender, pensé en muchísimas cosas, pero dejé de lado que el día tiene 24 horas y aunque quiera, es imposible convertirlas en días de 72 horas.
Oops, lo siento, no sé como convertir días que tengan 72 horas, pero si te puedo decir como esto ya no será necesario con esta técnica sencilla que me ha dado grandes resultados. Así que olvídate de pasar días sin dormir, estresado o decepcionado porque sientes que haces y haces, pero no avanzas. Te tengo una noticia maravillosa, yo estuve así por mucho tiempo y ahora duermo plácidamente mis 8 horas diarias, sin despertarme. A medio dormir pensando en lo que tengo que hacer mañana.
¿Cómo lo logré? Te cuento que han sido muchas las técnicas que he utilizado para incrementar mi productividad. Unas han sido muy útiles y otras cuantas, me han servido para saber que no hay que hacer; por eso, quiero ahorrarte el camino y que de una vez por todas organices tu día y aumentes tu productividad. Me encantará verte al final del día decir ¡lo logré! Y estar satisfecho del trabajo realizado sin que esto te afecte tu descanso.
Antes que todo, asegúrate de cumplir con estos primeros 3 pasos:
- Prioriza. Si, muchas veces somos quienes hacemos todo, pero es momento de priorizar. Haz una lista y aprende a delegar, hay tareas que podemos responsabilizar a otros su ejecución y nosotros solo supervisar. Si actualmente eres autónomo, existen muchas plataformas que agrupan FreeLancer que te pueden apoyar por una suma respetable de honorarios. Ellos te ayudan y tu les ayudas dándoles trabajo. ¡Todos ganan!
- Enfócate. Dejemos de lado el bombero que traemos dentro y que nos lleva a estar apagando incendios. Apagar incendios (situaciones de urgencia imprevistas) dentro de una empresa, responde a falta de organización y planificación previa. Así que haz la tarea y avanza. Enfócate en lo realmente importante, en caso que te permitas desenfocarte, no solamente te quedarás apagando incendio, sino perdiendo tu valioso tiempo en situaciones que pueden esperar, como, por ejemplo: revisar el correo cada 5 minutos o peor aún, tener el WhatsApp abierto en tu escritorio y que te estén llegando notificaciones del grupo de amigos que se pone de acuerdo para la salida de fin de semana.
- Responsabilízate. Si no haces un alto en el camino y asumes que la responsabilidad es únicamente tuya por no cumplir los puntos anteriores, en definitiva, no avanzaras, pues seguirás buscando culpables o excusas y te escucharas decir:
- “Pedro lo hizo mal y ahora tengo que hacerlo yo”. Aprovecha y enséñale como quieres que lo haga, así no se repetirá y no te detendrás volviéndolo a solucionar vos. VER: 6 pasos para delegar con éxito
- “Tengo que revisar todo lo que hace María, porque uno nunca sabe y me haga quedar mal con el cliente”. Si tu la contrataste, un comentario como este significa que no confías en la decisión que tomaste. Resuelve.
- Haces o Resuelves. Estar cortos de tiempo se ha visto socialmente como una persona importante, que tiene mucho que hacer, digno de admirar, esforzado o dedicado a su trabajo, sin embargo, nada está más alejado de la realidad que esto. No es lo mismo hacer que resolver. Puedes pasar todo el día haciendo cosas, sin que esto signifique que estás avanzando. Te sugiero que empieces a sustituir la forma en que glorificas sentirte asfixiado y apoyarte en frases como:
“Tengo el tiempo suficiente para lograr todo lo que me propongo hoy”
Entonces, ¿Cómo organizo la información?, veamos esta plantilla y cómo se utiliza.
- La plantilla está organizada por bloques de 2 a 3 horas como máximo. El objetivo es enfocarnos 100% en eso que estamos planeando, siendo responsables y comprometidos de haremos exclusivamente lo que corresponde. Recuerda: ¡Enfócate!
- Establece descansos entre bloque y bloque. Oxigena tu cerebro, eso incrementa tu productividad. Utiliza este receso para revisar tu teléfono, buscar el café que quieres tomarte, levantarte. Lo que quieras. Estírate y prepárate para el siguiente bloque.
- Asegúrate de incluir todo lo que es realmente prioridad y delegar lo que no es necesario que hagas. Si aún no puedes pagar para que alguien que te apoye, en algunas universidades hay estudiantes a punto de graduarse que buscan empresas para hacer pasantías, prácticas o algún trabajo a la sociedad que es requisito para obtener el título, en mi país se le llama “Trabajo comunal universitario”. ¡Sé creativo!
- Identifica cuáles son las tareas “hormiga”, esas que las puedes realizar en menos de 5 minutos y hazlas de forma inmediata como prioridad. Enviar un correo, preguntar por algún avance, hacer una llamada, etc. Lo importante es eliminar todas esas tareas menores que te pueden desenfocar durante el día y que nadie puede hacer por vos.
- Ten un cuaderno auxiliar para anotar todas las ideas que se te vayan ocurriendo durante el día, de esta forma las puedas retomar cuando sea el momento y esto no te desconcentre.
- Las tareas que vayan saliendo y que pueden esperar (todo aquello que no sea de vida o muerte, puede esperar a mañana) anótalo en el espacio que dice “Pendiente para Mañana” y al finalizar el día, ubica cada una de esas tareas en el bloque correspondiente, así ya sabrás que tienes que hacer mañana.
Como última sugerencia, dale color, hazlo atractivo y que te motive a cumplirlo. Yo, por ejemplo, utilizo un tipo de música según sea el bloque y eso me ayuda emocionalmente a estar en sintonía. También utilizo papelitos con goma para poder determinar en. Cuáles tareas me voy a enfocar y una vez que las concluyo, lo elimino de mi agenda.
La gran ventaja de hacerlo en físico es que tengo más control visual e inmediato de lo que estoy haciendo y me mantiene enfocada, cuando lo he hecho digital es más sencillo que se me vayan las horas sin darme cuenta. Además, tenerlo al lado, me permite llevar el control del tiempo y por supuesto, hacer las tareas más eficientes para poder cumplir con los bloques y por ende la programación.
Así mismo, mi agenda del día refleja mis metas generales, tanto las personales como las empresariales. Es importante que cuides los detalles y que te des el permiso de ajustar tu agenda según consideres necesario hasta que estés completamente satisfecho.
Por último, ¡CUMPLE! Comprométete con tu salud, tus metas y tu éxito; eres el único responsable de que esto se logre. Es cierto que en el camino se pueden enfrentar muchas situaciones como reuniones, emergencias y otros, pero en la medida que te organices, estos serán cada vez menos y tu tranquilidad irá incrementando sustancialmente, así como tus resultados.
Recuerda es trabajar inteligentemente lo que da resultados sanos y constantes.