A nivel de gestión empresarial, considero que la estrategia por mucho define el éxito de una empresa, pero mas alla de esto, es la encargada de marcar la pauta en el apasionante mundo del empresariado.
Desdichadamente, en la mayoría de los casos, muchos dueños de empresas no se detienen y establecen cuál es la ruta a seguir, sencillamente van solucionando el día a día y esto no sólo provoca complejidad y retrasos en el desarrollo/crecimiento de la empresa, sino también, la pérdida de muchas oportunidades o la temida bancarrota.
Acá encontrará de forma muy resumida el paso a paso para construir una planificación estrategia que se enfoque en resultados reales y cuantificables y dejemos de lado, esa actitud de apaga fuegos o “estrategias” de resolver lo que se nos presente hoy.
- Foco estratégico. ¿Para donde vamos?
El foco estratégico define cuál es el rumbo a seguir. Este debe plantearse despuésés de haber analizado el micro y macro entorno. Dicho en “arroz y frijoles”; es analizar lo que está dentro y fuera de nuestra empresa, lo que podemos o no modificar y cómo esto nos apoya, impulsa o nos frena. Ejemplo de micro entorno: proveedores, competencia, distribuidores, intermediarios financieros, otros. Ejemplo de macro entorno: demografiaía, economía, cultura, entorno político y legal, tecnología, etc.
¿Cómo saber si debemos ajustar el foco estratégico? Pues Álvaro Reynoso nos da este listado de características que tienen las empresas que se están enfrentado a esta situación:
| Característica | ¡A mejorar! | ¡Voy bien! |
| Pobre conocimiento del entorno, tendencias y necesidades del cliente. | ||
| Foco de guerra de precios. | ||
| Innovación pobre. | ||
| Uso de tecnologías ya maduras u obsoletas. | ||
| Manejo de una paleta casi ilimitadas de productos, mucho de ellos no rentables. | ||
| Venta de productos de diferentes precios, muchos competitivos entre si y sin una diferenciación estratégica evidente entre ellos. | ||
| Atención a demasiados segmentos de mercado. | ||
| Diversificación en unidades de negocios muy diferentes. | ||
| Manejos de altos niveles de inventarios. | ||
| Alta necesidad de apalancamiento financiero externo. | ||
| Poca rentabilidad y flujo de caja. |
Una vez analizado el micro y macro entorno, podemos establecer o actualizar lo que será nuestro mapa, algo así como calibrar con “Waze” la ruta, para poder determinar: cuánto tiempo vamos a tardar, cuántos presas o embotellamientos nos vamos a encontrar, si hay o no policía de transito en la ruta, etc. A nivel de nuestra empresa, que es lo que debemos de establecer para definir la ruta, pues:
- Misión de la empresa.
- Visión de la empresa.
- Valores de la empresa.
- Objetivos de la empresa.
Con esto podemos pasar al siguiente paso:
2. Diseño 3M’s
William Thomson, cita que “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”
Justo esto es lo que debemos hacer con el Diseño de las 3M’s; que en lo personal lo hago apoyándome en el Cuadro de Mando Integral o Balance Scordcard (descargar plantilla gratis aquí)
Utilizando las 4 perspectivas regulares:
- Talento Humano
- Procesos
- Clientes
- Finanzas
- Ambiental (opcional)
Debemos de establecer la medición, control y ajustes que nuestra estrategia va a tener; esto lo hacemos siguiendo las 3M’s:
- Medidas. Acá encontramos todos los indicadores que nos va a permitir medir si vamos por buen camino o debemos de ajustar. Acá es importante considerar que si un objetivo no se puede medir, entonces, realmente no es un objetivo.
- Metas. ¿Qué es lo que queremos lograr? Es importante que sea cuantificable, por ejemplo, nuestra meta puede ser: Ser los lideres del mercado, sin embargo, eso no se puede cuantificar. Ahora bien, si decimos que vamos a abrir 1 local por año; pues esto sí lo podemos cuantificar. Lo abrimos o no.
- Medios. ¿Cuál medio vamos a utilizar? Es importante tener claridad, cómo mencioné anteriormente, puede ser una estrategia maravillosa y al llegar a la implementación, se cae. Así que quien es el encargado/responsable de que se cumpla el objetivo y por supuesto, cuál es el plan a seguir para que funcione.
3. Alineamiento estratégico
Siguiendo la línea, una vez que ya tenemos todo en papel, la implementación es determinante, así que todos deben remar para el mismo objetivo, de lo contrario, puede que el barco se vuelque y en el mejor de los casos haya retrasos innecesarios o peor aún, se destruya como si hubiese chocado de lado con un barco Vikingo. Entonces, para esto es importante conocer los tipos de alineamiento y determinar en cuál estamos:
- Pensamiento funcional. Cada quien tiene su propio plan, rema y rema con la mejor intensión pero cada quien para lo que considera es lo mejor.
- Pensamiento multifuncional. Una vez alineada la estrategia, todos los involucrados reman con el mismo objetivo y entusiasmo.
- Alineamiento. Como todo en la vida, hay oportunidades de mejora, así que en esta etapa, ya conocemos mejor la estrategia y podemos optimizarla. Todos participan en esa optimización en pro de ser más eficientes y efectivos en el logro de la estrategia.
- Integración. Dejamos atrás la mentalidad de “apaga fuegos” y todo funciona como reloj Suizo. Es el momento en que tanto internamente como externamente están alineados. Por ejemplo, proveedores, intermediarios, clientes, accionistas, socios, colaboradores y todos los involucrados en la cadena de suministro; trabajan de manera armoniosa.
En esta etapa nos apoyamos del Mapa estratégico, mismo que permite – bajo el concepto de causa y efecto- verificar que todos los objetivos estén alineados y por tanto, la estrategia efectivamente este alineada. (descargar plantilla gratis aquí)
4. Cultura de ejecución
“Lograr que todas las personas, de todos los niveles, todos los días, tomen las decisiones correctas, bien, a la primera y con rapidez.” (Álvaro Reynoso, 2010).
Suena como un sueño, ¿cierto? Pues justamente eso es lo que se logra con una adecuada cultura de ejecución, pero vamos más allá, ¿qué tal los procesos de capacitación de sus colaboradores? O ¿qué tal los suyos?
Definitivamente no podemos dar lo que no tenemos, así que todo empieza por el Capitán del barco, usted, la persona que define las reglas del juego y traza la ruta.
Es indispensable que el dueño de la empresa o negocio, tenga claridad total para que la pueda trasladar a su equipo. Pero si, lo sé, no sabemos todo, de ahí que debemos de apoyarnos y capacitar a nuestro personal según sea su área y apoyarles a desempeñarse mejor. Es la mejor inversión, pues esto se traducirá en mejores resultados y logro de indicadores.
Otro de los factores indispensables en este paso es que exista la comunicación fluida, en el tanto haya una cultura de confianza, los colaboradores serán nuestros mejores informantes de cambios en el mercado y esto nos permitirá hacer ajustes oportunos a la estrategia. Aquí no se vale decir “el golpe avisa”; al menos, si ya el golpe es inevitable, que no nos tome desprevenidos.
- Agilidad organizacional
Imagínese que usted quiere correr una maratón, ya trazó el plan, entrenó, adquirió la inscripción, compró lo que usted considera como equipo necesario y contrató al mejor entrenador para que lo acompañe; sin duda, parece que todo está listo. Llega el día y ¡zaz! La tenni, despuésés de un par de kilómetros empieza a dar problemas y cuando se dio cuenta, siente como si tuviera una piedra en el zapato que no le deja continuar. Fin de la carrera… para nada tantos meses de inversión en tiempo, entrenamientos y recursos. Frustrante, ¿cierto?
Pues aunque parezca una simple historia que sé, muchos resolverían de alguna forma, a través de mi experiencia me he encontrado que esa “piedra en el zapato” muchas veces es el dueño de la empresa, pero ¿quién será el valiente que se lo va a decir?
Ahora, hay muchas formas en las que el dueño de empresa puede apoyar la agilidad en la implementación de la estrategia:
- Estructura organizacional. Tan básico como saber quien debe de rendirle cuentas a quién. Esto pasa mucho en las empresas familiares, en donde hay varios dueños que le piden diferentes cosas a un mismo colaborador y este no sabe a quien hacerle caso. La mejor práctica es tener reglas claras y dentro de estas, que cada colaborador conozca de sus funciones y quién es su jefe directo. Créame se evitará muchos malos entendidos y “apagar incendios” innecesarios que limitan la productividad.
- Procesos. Se dice mucho que los trabajadores renuncian a sus jefes y no a las empresas; y yo estoy de acuerdo. Muchas veces no hay claridad de que quieren realmente los jefes. Si usted está en un cuarto con 10 personas y les solicita que organicen las 50 sillas que hay en el salón, le aseguro que tendrá 10 formas diferentes de organización.
Acá nos topamos con el “nadie lo hace como yo” y sí, eso es cierto, pero no implica que no hacerlo como usted esté mal, solo es diferente o como a usted no le gusta o le parezca que se deba hacer.
Estandarizar procesos y documentarlos es la mejor forma de evitarse estas situaciones.
- Tecnología. El aleado por excelencia de los que hacemos negocios. Aprendamos a escuchar a quienes saben de esto, a perder el miedo a la automatización y eficiencia que presenta la tecnología; esto logrará sin duda, que incrementemos la agilidad en la implementación de nuestra estrategia.
Conclusión
Cada uno de estos pasos no tiene sentido si se hace en lo individual, o sea, puede existir un excelente foco pero sin medición no logramos nada, puede existir muy buen foco y medición pero sin alineación, los resultados no serán los esperados. Qué sucede si estos 3 funcionan perfecto y todo el equipo está deseoso de hacer su mejor esfuerzo, sin embargo, no cuenta con los recursos tanto intelectuales como de equipo para ponerlo en marca.
Así mismo es vital considerar que esto es un proceso cíclico y de mejora continua. Como un extraordinario engranaje, requiere de mantenimiento y actualización constante.
Si en este momento está pensando: – “no tengo tiempo para hacer todo esto”, pues, le digo sin afán de ser vidente, que lo que se vislumbra es que se perpetúe la cultura de apagar incendios y que cada vez cuente con menos tiempo, e indiscutiblemente el resultado lo podrá medir en el crecimiento de su empresa y nivel de paz que tenga como empresario.
Recuerde: “No es trabajar mucho ni fuerte, es trabajar inteligentemente”.
Escrito por
Paola Mora Vargas
Máster en Planificaciónn con éénfasis en Desarrollo Empresarial.
CEO UPYMES®
Bibliografiaía Consultada
Álvaro Reynoso, A. K. (2010). El diamante de la excelencia organizacional.
Chile: El Mercurio Aguilar.